多くの企業にとって、これから先取り組むべき課題の一つが「ペーパーレス化」ではないでしょうか。

業務効率化のため、また環境への配慮のため、積極的に検討したいところです。

今回はペーパーレス化を導入した場合の変化をうまくイメージできない方に向けて、業務効率化のポイントや課題、ビジネスアナリストが果たす役割などを解説します。

 

 

ペーパーレス化による業務効率化とは？

 

近年注目されている「業務効率化」という言葉。

働き方改革の推進や慢性的な人手不足解消のため、積極的に取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか。

そんな業務効率化を実現するため、ポイントとなるのがペーパーレス化です。

これまで「紙」を中心に情報をやりとりしていたところを、ペーパーレスで対応することによって、業務全体の流れを大幅に変えられるでしょう。

 

紙で残された情報には、「手元で確実に確認できる」「別々の情報を並べて比較検討しやすい」といったメリットがありますが、その反面デメリットも少なくありません。

 

・情報を共有できるまでに時間がかかる（手渡し・郵送など）

・印刷や準備の手間がかかる

・書類が手元になければ仕事ができない

・書類の量が増えると、管理・維持の手間が膨大になる

・必要な情報を探し出すまでに時間がかかる

 

一方で、情報をデータ化して閲覧・伝達・保管できるようになれば、これらの業務は格段に効率化されます。

情報の共有は、インターネットを使えば一瞬でできるでしょう。

必要な情報は、いつでも好きなタイミングで、手元のデバイスから検索可能です。

さらに、紙媒体と比較して、管理・維持にかかる手間も最小限で済むでしょう。

 

これまで「顧客のもとに契約書を持参しハンコを押してもらっていた」という業務も、ペーパーレス化が進めば、オンライン上での完結が可能になります。

これから先の社会にも適応しやすいのが、ペーパーレス化のメリットだと言えます。

 

 

ペーパーレス化の課題

 

一方で、ペーパーレス化にも課題はあります。

もっとも考慮するべきなのは、「ただ単純に情報をデータ化するだけでは意味がない」という点です。

情報の整理には役立つものの、蓄積されたデータをうまく使いこなすことができなければ、業務効率化は難しいでしょう。

とはいえ、ペーパーレス化を推進するにあたっての「ベストな形」は、企業によって異なります。

一律に判断できない以上、一定レベル以上のITリテラシーを持って、自分たちで判断する必要があります。

こうした対応ができる企業は、まだまだ多くはありません。

サービスの導入から適切な運用まで、知識がなければ難しいという点も、ペーパーレス化に潜む課題と言えます。

 

 

ビジネスアナリストの必要性と業務効率化について

 

 

ペーパーレス化に潜む課題を解決するための鍵となるのが、ビジネスアナリストです。

ビジネスアナリストは、業務効率化に携わる「調整役」として顧客企業が抱えている問題点を分析し、解決のために必要なプロセスを整えていきます。

システム開発側とやりとりしながら、「顧客が抱える問題を解決するためのベストな方法は何か？」を考えてくれる存在です。

 

ビジネスアナリストが業務プロセスの調整をサポートすることにより、ペーパーレス化推進の難易度は一気に下がります。

業務内容のどの箇所をどのようにペーパーレス化すれば、最大の効果を得られるのか、今後の流れはどうなっていくのかなど、わかりやすく提案してもらうことが可能です。

システム導入において、ペーパーレス化を含めた業務全体の効率化を目指していけるでしょう。

「ペーパーレス化すればなんとなく業務効率化ができるだろう」と安易に捉えるのは危険です。

ペーパーレス化を通じてどう業務効率を改善していくのかが真の課題であり、そのためのサポートをしてくれるのがビジネスアナリストという存在なのです。

 

 

まとめ

 

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXは、各種ツール・システムの提供はもちろん、ビジネスアナリストによる徹底サポートを特徴としています。

私共はBPO業者のプロフェッショナルとして、各種業務プロセスを熟知。

ペーパーレス化を含め、「何をどうしたらもっとも業務効率化につながるのか？」を、広い視野でご提案が可能です。

また。そのために必要なツールやシステムの導入、プロセスの改善までを、徹底サポート可能です。

 

本当の意味で必要なシステム・ツールは、各現場によって異なります。

手軽に導入できるシステム・ツールも存在しますが、導入したからといって、どの企業でも同じ成果が出せるとは限らないのが現実です。

ペーパーレス化実現に向けた取り組みは、株式会社InfoDeliverのCOMITXがサポートいたします。

まずは御社が抱えている業務効率化に向けた課題を、ビジネスアナリストまでお伝えください。

「○○をなんとかしたい」など、ふんわりとしたご要望でも大丈夫です。

密なコミュニケーションのもと、業務効率改善に向けて、しっかりと導いていきます。