さまざまなメリットが期待されるペーパーレス。

しかし一方で、「なかなか導入が進んでいかない」という実態もあります。

ペーパーレス化が進まない理由は、いったいどこにあるのでしょうか？

ペーパーレス化の現状をわかりやすく解説します。

 

 

ペーパーレス化が進まぬ理由

 

ペーパーレス化が進まない主な理由は以下のとおりです。

 

★ITリテラシーの不足

これまで紙媒体で保管してきた情報をデータ化するようになれば、パソコンやクラウドサービス、各種セキュリティ対策など、幅広いITリテラシーを必要とされます。

ペーパーレスサービスを利用すれば、必要なサポートを受けられるのが一般的ではありますが、「なんとなく難しそう」「もし理解できなかったら…」という思いがペーパーレス化が進まない理由の一つです。

 

★システム導入時の負荷

いざペーパーレス化を進めようとすれば、それなりの手間やコストがかかります。

社内でペーパーレス化を進めていく場合、専門の部署を立ち上げて対応する必要も出てくるでしょう。

人員を集めたり、業務分析を基に具体的な計画を立てたりと、一大プロジェクトとして推進していくことになります。

 

外部に発注する場合にも、導入コストを含めた各種負荷が問題になりがちです。

ペーパーレス化によるメリットがはっきり見えていない場合、「そこまでしなくても…」という考えに落ち着いてしまうでしょう。

また行っている業務の特徴によっては、「少量多品種業務で対応しづらい」という事情を抱えているケースもあります。

 

★電子化できない書類の存在

ペーパーレス化が推進される現代ですが、まだ一部、電子化が法律で認められていない書類も存在しています。

 

・不動産取引における重要事項説明書

・賃貸契約書

・訪問販売等の交付書面

 

 

これらの書類は、紙媒体で交付するよう法律で定められています。

こうした書類の存在も、ペーパーレス化が進まない原因の一つと言えるでしょう。

 

 

ペーパーレス化によるメリット

 

ペーパーレス化を進めるためには、そのメリットを企業全体で共有するのがおすすめです。

具体的なメリットは以下のとおりです。

 

・業務の効率化

・印刷や配布にかかる手間の軽減

・コストダウン

・リモートワークの推進

・環境への配慮

 

ペーパーレス化を推し進める最大のメリットは、業務の効率化です。

より具体的に効率化の例をチェックしてみましょう。

 

・必要な書類を手元のタブレットから検索して見つけられる（書類の山を漁る必要がない）

・オンライン上での契約締結が可能になる（対面してやりとりする必要がない）

・訂正、修正されたデータを、即時共有できる（訂正→アナウンス→確認という手間が省ける）

・資料の印刷や準備の手間を削減できる（該当業務をこなしていた人材を他の場所に回せる）

 

働き方改革を推進するためにも、業務効率改善は急務です。

ペーパーレス化の推進は、そのための鍵となるでしょう。

 

ペーパーレス化のためのコストがかかる一方で、紙や印刷にかかる費用は削減できます。

「環境に配慮した取り組みを行っている会社」としてアピールできる点も、ペーパーレスがもたらす非常に大きなメリットだと言えるでしょう。

 

ペーパーレス化を定着させるポイント

 

 

ペーパーレスを導入するだけではなく、企業内で定着させるためにはコツがあります。

以下のポイントを意識してみてください。

 

★従業員の理解を深める

ペーパーレスにはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。

 

・世代が上の社員にとっては馴染みがない

・メモをしたり付箋をはったりする作業が難しい

・慣れていない人にとっては、紙媒体よりも扱いにくい

 

こうしたデメリットを無視したまま、ペーパーレス化を強引に進めていくのはおすすめできません。

デメリットに対して適切な対策を取りつつ、「なぜペーパーレス化を進めるのか？」を周知徹底していきましょう。

「デメリットはあっても、メリットの方が大きい」と理解してもらえるかどうかが、定着への鍵となります。

 

★スモールステップで導入していく

一気にペーパーレス化を進めると、反発も強くなります。

スモールステップで、少しずつ確実に浸透させていきましょう。

 

・影響の少ない部門からペーパーレス化を進めていく

・FAXをペーパーレス化する

・スマートフォンやタブレットなど、身近な機器から導入を進めていく

 

データ化された情報の取り扱いに、少しずつ慣れていきましょう。

 

★適切な支援サービスを活用する

ペーパーレス化を無理なく進めていくためには、確かな実績を持つプロにサポートを依頼するのもおすすめです。

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXなら、ペーパーレス化はもちろん、業務プロセス全体の見直しもサポートいたします。

 

 

まとめ

 

ペーパーレス化には多くのメリットがある一方で、なかなか導入が進まないという実情もあります。

無理なく導入を進めていくためには、社員の理解を深めるほか、スモールステップでの導入や適切な支援サービスの活用などが求められます。

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