紙業務の電子化において、注目されるキーワードの一つが「イメージワークフロー」です。

具体的にどのような意味を示す言葉で、どういったメリットが期待できるのでしょうか。

紙業務の電子化に役立つイメージワークフローについて、基本的な知識をまとめます。

ぜひ参考にしてみてください。

 

 

紙業務を電子化するイメージワークフローとは？

 

ワークフローとは、ビジネスの現場に存在する数多くの業務の流れや、順序を示すものです。

数多くの手順をわかりやすく図式化することで、やるべき業務の「見える化」に役立つでしょう。

 

イメージワークフローとは、イメージ（画像）を利用したワークフローシステムを指します。

ワークフローを電子化・自動化したシステムをワーフフローシステムと言い、イメージ（画像）を用いることで、さらなる業務効率の向上につなげられます。

 

さまざまなイメージ（画像）をデータとして取り込めば、以下のような業務をシステム上で実施できるようになります。

 

・イメージの分割

・イメージの結合

・必要な部分のみの切り取り

 

これにより、さまざまなメリットが生まれます。

 

 

紙業務を電子化するメリットについてご紹介

 

イメージワークフローによって紙業務を電子化するメリットは、以下のとおりです。

3つのポイントを具体的にお伝えします。

 

★データエントリーの効率化

イメージワークフローを導入することで、膨大なデータの中から、業務に必要な部分のみを抜き出してデータ保存が可能です。

必要な部分のみをエントリーできるため、業務の高効率化や高精度化につながるでしょう。

高精度なデータエントリーが実施できるようになれば、データを活用したその後の業務効率もアップします。

 

★ペーパーレス化への対応

イメージワークフローシステムがあれば、ペーパーレス化に対応できます。

これまで紙媒体で処理していた情報も、データとして保存することで印刷や管理の手間も省けます。

イメージワークフローによるペーパーレス化が実現すれば、以下のようなメリットが生まれます。

 

・会社以外でも仕事ができる

・環境に配慮した取り組みを実践できる

・紙媒体の維持や管理に関わるリスクを低減できる

 

オンライン上に保存されたデータであれば、わざわざ会社に行かなくても、自宅の端末から閲覧可能です。

ウィズコロナ時代、アフターコロナ時代のリモートワーク推進の流れにも、無理なく適応できるでしょう。

 

★内部統制の強化

ワークフローシステムを導入すれば、業務の流れを可視化するためのシステムが構築されます。

誰がいつ申請し、どのような流れで承認に至ったのか、容易に確認できるようになります。

これまでの業務の流れにおいては、どこで何がどうなったのかわからない、ブラックボックス化が問題視されるケースも少なくありませんでした。

業務プロセスが標準化され、さまざまな活動の履歴が保存されるようになれば、誰がいつ、どのような業務を行ったのかが明らかになります。

在宅ワークでも業務の進捗状況を管理しやすく、担当者交代時の引き継ぎも容易にできます。

さまざまな業務を効率化しつつ、内部統制の強化につなげられる点がワークフローシステムの優れた点です。

 

 

イメージワークフローの実現方法を紹介

 

 

業務の効率化はもちろん、他にもさまざまなメリットをもたらしてくれるイメージワークフロー。

導入しようと思ったときには、どのような方法を検討すれば良いのでしょうか。

 

イメージワークフローシステムを導入するためには、自社の実態に合ったサービスを選定する必要があります。

必要なシステム要件をまとめて、それに合致する条件のサービスを選びましょう。

企業の実態に上手く合致すれば、さまざまなメリットが生まれます。

 

サービス選定が難しい場合、自社の業務効率のために何をどうするべきなのか、総合的なソリューションを提供してくれるサービスを検討するのがおすすめです。

今目の前にある業務課題を解決するために、どのようなシステム・機能が必要なのかを分析した上で、適切な解決策を提示してくれるサービスであれば、より確実に業務の効率化を進めていけるでしょう。

単純にシステムを導入するだけのケースと比較して、業務全体のプロセスの見直し、無駄の排除に取り組めます。

 

株式会社InfoDeliverが提供するデジタルBPOソリューション「COMITX」は、必要なシステム導入はもちろん、BPOやインフラもあわせ、より総合的なビジネスプロセス支援サービスを提供しています。

イメージワークフローシステムの導入を検討している場合はもちろん、自社が抱えている課題を解決するための方法で悩んでいる場合も、ぜひ一度ご相談ください。

 

 

まとめ

 

イメージワークフローによる業務効率改善は、デジタル化や在宅ワークの推進に対応するためのポイントの一つです。

たとえば保険業において、契約申込書をイメージ化しておけば、BCPや在宅勤務の実現、書類の紛失リスクの低減につなげられます。

イメージワークフローの導入を検討するなら、COMITXにもご注目ください。

最適なソリューションをご提案いたします。