これまでのビジネスにおいて、当たり前であった紙業務。

デジタル化が進む今、紙業務の見直しと共に、ペーパーレス化の推進に取り組む企業が増えてきています。

本気で対策を検討したい時期に差し掛かっているからこそ、紙業務に潜むリスクや課題について、改めて見直してみましょう。

 

 

 

紙業務に潜むリスクとは？

 

企業で扱う各種情報は、「紙」でやり取りされるケースが一般的でした。

保険の契約一つをとっても、そこにはさまざまな「紙」が存在しています。

 

・保険商品を説明するためのパンフレット

・保険契約後のシミュレーション結果

・重要事項の説明書

・契約書

・保険証券

・保険証券に付随する各種書類

 

これらの「紙」は、ただ存在しているわけではありません。

それぞれの「紙」に対して、数多くの業務が発生していました。

 

少し前までは、こうした紙業務が存在するのは当たり前のことでした。

商品を売ったり契約を取ったりするためには、丁寧な説明が必須です。

そのために必要な情報は、紙に印刷されているケースが一般的であったためです。

 

しかしデジタル化が進む今、紙業務を継続していくことには以下のようなリスクが伴います。

 

・書類紛失

・情報漏洩

・管理不備

 

紙の契約書を紛失すれば、会社の信用を失いかねない重大な問題へと発展してしまいます。

紛失の原因は、人的ミスだけではありません。

火災による焼失リスクや、経年劣化による破損・汚損リスクも無視できないでしょう。

 

また扱う書類の数が増えれば増えるほど、その管理は難しくなっていきます。

たくさんの書類の中から、たった1枚の書類がなくなったことに、瞬時に気付くのは至難の業です。

また契約書の中には、期限が設定されているものも少なくありません。

大量の書類が整理されていない場合、期限が切れたことに気付かないまま、放置されることにもつながりかねないのです。

これにより、業務のブラックボックス化が進んでしまう可能性があります。

 

これまで「紙」で管理してきた情報をデータとして管理するようになれば、このようなリスクは低下できます。

契約書を紛失することはありませんし、管理の手間も最小限で済むはずです。

さまざまなデータを紐づけて、一元管理することも難しくないでしょう。

 

紙業務による業務非効率の実態について

 

 

これまでの紙業務には、非効率な側面も多くありました。

以下はその一例です。

 

・情報を準備し、印刷するために手間とコストがかかる

・情報を届けるために手間と時間がかかる（持参・郵送など）

・特定の場所に出向いて業務を行う必要が生じる（会社に行って書類を確認する・顧客のもとに出かけてハンコをもらうなど）

・不必要になった書類の廃棄業務が発生する

 

たとえば、先ほどの保険業を例に挙げれば、「商品の情報を顧客のもとに届ける」だけでも以下のような業務が発生してしまいます。

 

・パンフレットを準備する

・送付の準備を整える（封入・宛名印刷など）

・配送業者に受け渡す

 

もし必要な情報がデータ化されていれば、顧客それぞれのメールアドレスに向けて、一斉送信するだけで業務の遂行が可能です。

 

また、これまで紙で保管されてきた情報がデータ化され、オンライン上で自由にアクセスできるようになれば、「仕事をする場所が限定されない」というメリットが生まれます。

在宅ワークも取り入れやすくなりますし、顧客とのやり取りのオンライン化も進めていけます。

 

紙業務を解決するペーパーレスの導入方法とは

 

紙業務にまつわるリスクやデメリットを解消するための方法として注目されているのが、ペーパーレスの導入です。

「メリットは感じているものの、具体的にどうすれば良いのかわからない…」と思っている方も多いのではないでしょうか。

 

ペーパーレス化の鍵となるのは、OCRとクラウドサービスです。

これまで紙で扱っていた情報を、OCRでデータ化できれば、ペーパーレス化を進められます。

AI×OCRを正しく活用できれば、過去に発生した大量の紙情報も、スムーズにデータ化していけるでしょう。

 

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXは、DX時代に対応するためのデジタルBPOソリューションです。

AI×OCRを使ったペーパーレス化の推進はもちろん、業務プロセスの効率化・全体最適化を図ります。

「BPO＋システム＋インフラ」三位一体のBPaaS（ビジネスプロセス支援サービス）モデルで、お客様それぞれの状況に合わせた支援策を提案可能です。

 

 

まとめ

 

今もさまざまな企業で根強く残る紙業務。

「完全にデータ化するのは難しいから…」という理由で、ペーパーレス化が進んでいない企業も多くみられます。

しかし紙業務が残っていることで発生するリスクは、決して少なくありません。

業務の一部がブラックボックス化すれば、さまざまな悪影響をもたらしてしまうでしょう。

ペーパーレス化に向けた取り組みを積極的に行うことで、リスク低減・業務効率アップを目指せます。

 

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