紙業務にまつわるリスク軽減のため、また業務効率アップのため、ペーパーレス化に取り組む企業が増えてきています。

とはいえ、どの程度積極的に取り組んでいるのかは、企業によって異なります。

なかには、「ペーパーレス化に興味・関心を抱いているものの、具体的なメリットや方法がわからない…」という企業も多いのではないでしょうか？

ペーパーレス化の基本的な知識と共に、具体的な方法について解説します。

ぜひ参考にしてみてください。

 

 

ペーパーレス化とは？

 

ペーパーレス化とは、ビジネスにおけるあらゆる情報を、「文書」ではなく「データ」として保存していこうとする取り組みを指します。

これまで、「契約書」や「重要事項説明書」などビジネスに必要な情報は「紙」として提示され、保管されるケースが一般的でした。

しかし紙で保管された情報は、その場に出向かなければ確認できません。

働き方の多様化やリモートワークが推進される今、さまざまなデメリットが問題視されるようになってきました。

こうした状況の中で注目されるのが、ペーパーレス化です。

 

ペーパーレス化の対象は、契約書や各種資料、帳票と多岐にわたります。

いったんデータ化された情報は、サーバーやクラウドに保存され、さまざまな機器から閲覧・処理・管理可能な状態になります。

必要な環境さえあれば、誰でもどこからでも必要な情報を取り出すことができ、さらにその場で必要な仕事をこなせるようになるのです。

 

ペーパーレス化は、国が推進する方策の一つです。

 

・e-文書法（民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律）

・電子帳簿保存法

・デジタル手続法

 

文書のデータ化に関わる法律も整備されつつあり、ペーパーレス化に取り組みやすい環境が整ってきています。

 

 

ペーパーレス化のメリットについて

 

ペーパーレス化のメリットは多岐にわたります。

具体的なメリットを4つ紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

 

★メリット1「業務の効率化につながる」

ペーパーレス化で全ての書類がデータ化されれば、さまざまな業務が効率化されます。

必要な文書を探して、オフィス内を歩き回る必要もありません。

手元のデバイスから、必要書類の内容を打ち込むだけで検索可能です。

他部署同士でも、必要な書類を瞬時にやりとりできますし、顧客との資料共有も素早く実施できるでしょう。

「必要な情報を印刷する」という手間も省けます。

 

★メリット2「セキュリティ対策を強化できる」

ペーパーレス化を進める際に、「重要な書類をデータ化してセキュリティは大丈夫なのか？」と不安になる方もいるかもしれません。

しかし実際には、紙媒体の方が、セキュリティは甘くなってしまいがちです。

保管場所を厳重に管理しようとすればするほど、必要な情報の使い勝手は悪くなってしまうでしょう。

データ化された情報であれば、閲覧・入手に関する制限を、一つひとつ詳しく設定することも可能になります。

安心・安全かつ使い勝手が良い状態で保管できます。

 

また紙媒体の場合、盗難・焼失・破損・汚損といったリスクにも備える必要があります。

ペーパーレスであれば、このような心配もありません。

 

★メリット3「コスト削減につながる」

必要な情報を紙に印刷しようとすれば、以下のようなコストが発生します。

 

・紙代

・インク代

・印刷に携わるスタッフの人件費

 

印刷した書類を廃棄する際にも、人件費や処理費がかかってしまいます。

ペーパーレス化が進めば、これらのコストを削減できます。

紙媒体を扱う機会が多ければ多い業種または部署ほど、コスト削減効果は大きくなります。

 

★メリット4「環境意識の高い企業であることを内外にアピールできる」

世界的にも注目されるSDGs。

持続可能な社会の実現のため、国や企業、個人がそれぞれの努力を継続するよう求められています。

ペーパーレス化を推進すれば、紙の無駄の削減につながるでしょう。

世界的な問題である森林破壊を予防する効果が見込まれます。

ペーパーレス化によって、「環境問題に対して積極的に取り組んでいる企業である」という事実を広くアピールできるでしょう。

 

 

紙業務のペーパーレス化の方法についてご紹介

 

 

 

ペーパーレス化を進めていくためには、以下のような方法があります。

 

・社内で文書をスキャンし、一つひとつデータ化していく

・外部のサービスを利用する

 

スキャナーやパソコンがあれば、書類のデータ化そのものは決して難しい業務ではありません。

時間をかけてコツコツと、ペーパーレス化を進めていけるでしょう。

とはいえ、ペーパーレス化のメリットを最大限享受するためには、「とにかくデータ化すれば良い」というわけではありません。

取り込んだデータを経営の実態に合わせて、使いやすい形で維持・管理する必要があります。

 

その点、外部のペーパーレス化サービスを利用すれば、自社にとって必要なサポートを受けられるでしょう。

ペーパーレス化のための各種業務はもちろん、データを最大限活用するための仕組みづくりについても、お手伝いしてもらえます。

 

 

まとめ

 

ペーパーレスが実現すれば、さまざまなメリットが生まれます。

実際にペーパーレス化を推進した企業の中には、「在宅ワークで無理なく対応できるようになった」「顧客とのやりとりがスムーズになった」という事例も少なくありません。

 

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COMITXは従量課金制モデルを採用しているため、コストの最小化を可能にしています。

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