情報のデジタル化の、最初の一歩となるのがデータエントリーです。

DX（デジタルトランスフォーメーション）時代に対応するための必須プロセスだからこそ、データエントリー業務に関して、さまざまなお悩みや課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか？

データエントリーに関する基礎知識とともに、業務が抱える課題や効率化のためのポイントを解説します。

 

 

データエントリーとは？

データエントリーとは、紙媒体で保管されている情報を端末に入力し、データ化するための作業を指します。

作業方式はさまざまで、紙媒体に記入された内容を確認しながら、ひとつひとつ手で入力するケースもあれば、スキャニングで取り組んだ資料を見ながら作業するケースもあります。

データエントリーで入力される情報の一例は以下のとおりです。

・申込書に記載された顧客情報

・手書き伝票に記載された文字や数字

・アンケート結果

・請求書の内容

・統計データ

・各種報告書

 

登録したいデータの内容は、企業や状況によって違ってきます。

また、入力元のデータ形式や、使用するソフト・形式も異なるでしょう。

それぞれの企業の実情に合わせた形で、業務を行う必要があります。

 

データエントリー業務の課題

データエントリー業務には、さまざまな課題があります。

業務のデジタル化が進む中、依然として「人の手」に頼って作業されてきた分野こそが、データエントリー業務です。

膨大なデータを人の手で一つずつ入力していく作業には、以下のような問題点が指摘されています。

・人的ミスの発生

・人的コストの増加

・データエントリーにかかる時間

膨大なデータを入力していく中で、人的ミスをゼロにするのは難しいでしょう。

とはいえ、入力されたデータ情報が誤っていれば、その後の業務のすべてでミスが発生することになり、顧客や取引先からの信頼を失うことにもつながりかねません。

 

このためデータエントリー業務を行う会社では、ミスを失くすための、さまざまな工夫を実践しています。

「一つの内容を二度入力し、入力情報に違いがないかどうかを確認する」というのも、こうした工夫の一つです。

ただしミスを無くすために工夫すればするほど、作業時間の長期化や人的コストの上昇という新たな問題が発生します。

 

非常に重要な役割を担う業務である一方で、入力作業そのものは、極めて単調な作業であり、特別な技術やスキルが必要とされるわけでもありません。

 

このような特徴を持つデータ入力業務だからこそ、「パートやアルバイトに担当させている」という企業も多いのではないでしょうか。

データ入力専業ではなく、事務作業や電話・顧客対応とセットで対応させるケースも目立ちます。

 

データエントリー業務の効率化について

データエントリー業務を効率化する鍵は、BPOにあります。

BPOとはBusiness Process Outsourcingの略。

つまり、面倒で単調な作業は、専門のサービス提供企業にお任せするのが得策でしょう。

 

データエントリー業務を専門的に扱う企業には、さまざまなノウハウが蓄積されています。

業務全体の効率化から、何らかのトラブルが生じた場合の対処まで、すべてを一括でお任せできます。

 

データエントリー業務を外部発注すれば、そこに使っていた人材を別の場所に回せるようになります。

企業としての中核業務に集中させることも可能になるでしょう。

入れ替わりの激しいパート・アルバイトの教育に、時間をかける必要もなくなります。

 

とはいえ真の意味でデータエントリー業務の効率化を目指すのであれば、BPO先を安易に決めるのはおすすめできません。

データエントリー業務の実績が乏しい会社や、サポート内容が限定されているプランを選択してしまうと、「思ったよりも効率化できなかった」ということにもなりかねないでしょう。

データエントリーベンダーを探す場合は、料金はもちろん、ぜひその実績やサポート内容にも注目してみてください。

これまでに多くの企業のデータエントリー業務を請け負ってきた会社であれば、安心してお任せできます。

 

また近年では、人の代わりにAI×OCRが代替入力する方式も注目されつつあります。

従来のOCRが抱えていた「精度」や「設定」に関する課題を、AIが解決。

BPOと最新テクノロジーを活用して、データエントリー業務を改善していきましょう。

 

まとめ

株式会社InfoDeliverでは、これまでに多くの企業のデータエントリー業務を請け負ってきました。

さまざまな業界での業務実績があるので、安心してお任せいただけます。

 

InfoDeliverが提供する次世代デジタルBPOソリューション「COMITX（コミットエックス）」は、「BPO＋システム＋インフラ」の三位一体で、各企業の業務プロセスの効率化と業務全体の最適化を実施いたします。

データエントリー業務はもちろんですが、その他の業務も併せて見直しすることで、より業務効率アップを目指していけるでしょう。

「データエントリー業務に関する課題をなんとかしたい」「解決策がわからない」といった場合には、まずはお気軽にご相談ください。